L’emergenza pandemica in corso esige un ancor più rapido ripensamento dei modelli di cura e delle architetture digitali del sistema sanitario. Priorità che pone il paziente al centro di un processo che deve garantire una gestione più snella delle informazioni cliniche, maggiore sostenibilità e l’introduzione di soluzioni tecnologiche in grado di migliorare i servizi, il rapporto costi-qualità, eliminare le inefficienze e snellire le procedure.
Fondamentale al contempo è considerare gli aspetti relativi al mantenimento del valore legale dei documenti prodotti e la sicurezza dei processi adottati.
LegalCare e ProxySign, focus sulla sanità
Obiettivo, quest’ultimo, sul quale InfoCert si focalizza da sempre, promotrice del valore del Digital Trust anche in ambito sanitario, come sottolinea la fattiva partecipazione all’edizione 2020 del Digital Health Summit con la volontà di portare il proprio contributo innovativo al settore.
InfoCert ritiene il mondo dell’healthcare tra i più ricettivi del mercato e vi si rivolge con un’offerta specifica, puntando su operazioni strategiche mirate. Le soluzioni LegalCare e ProxySign rappresentano in particolare strumenti atti a fornire assistenza nella gestione dei flussi di lavoro clinici e amministrativi a favore di una drastica riduzione dei costi.
Analizzando le singole peculiarità delle soluzioni, LegalCare è idonea alla gestione dei documenti digitali e all’archiviazione a lungo termine, come aiuto alle organizzazioni sanitarie nell’archiviazione di documenti generali e specifici. Ciò fornisce massimo valore legale e un mezzo efficiente per gestire le risorse informative. ProxySign aiuta le stesse organizzazioni a gestire i flussi di lavoro di firma digitale e approvazione. Se combinate, le due soluzioni possono ridurre sostanzialmente i costi dei flussi di lavoro clinici, amministrativi, l’archiviazione dei documenti e la stampa.
Forrester misura l’impatto sul business
InfoCert ha voluto testare concretamente il valore di questi asset e il loro impatto sui processi digitali delle imprese. L’azienda ha infatti incaricato Forrester Consulting di condurre uno studio – The Total Economic Impact (TEI) – che esaminasse il potenziale ritorno sugli investimenti a fronte dell’implementazione delle due soluzioni in un contesto sanitario.
L’analisi, condotta nel luglio scorso, si è focalizzata su una grande organizzazione sanitaria operativa nell’Unione’Europea; una realtà che conta 7 ospedali, circa 9.000 dipendenti, con l’80% di personale medico e il 20% di personale tecnico e amministrativo, un numero di posti letto intorno ai 2.000.
Attraverso una serie interviste e strumenti di valutazione, Forrester ha quantificato i benefici diretti del passaggio ai processi di flusso di lavoro clinici e amministrativi digitali con InfoCert LegalCare e ProxySign. Un processo di transizione durato cinque anni che coinvolge strumenti per la gestione dei documenti digitali, l’archiviazione a lungo termine, la firma e l’approvazione.
In sintesi, l’investimento ha un impatto finanziario elevato che nell’arco di tre anni prevede un ritorno sull’investimento del 148% e porta l’organizzazione a decidere per il futuro l’ulteriore digitalizzazione di alcuni altri processi cartacei fisici, inclusa la digitalizzazione completa dell’intera cartella clinica dei pazienti.
Processi paperless, risultati concreti
Adottando LegalCare e ProxySign, l’azienda sanitaria può aumentare la velocità del flusso di lavoro sfruttando documenti e firme digitali e utilizzare anche altri strumenti come la posta elettronica e l’archiviazione nel cloud per condividere i documenti in modo digitale anziché fisico.
Adottando LegalCare e ProxySign di InfoCert, l’azienda ha accelerato i flussi di lavoro amministrativi del 53%. I tempi di attività nei laboratori di analisi, nel reparto di radiologia e nel reparto di anatomia patologica sono diminuiti mediamente da 58 a 27,5 minuti. Un’ottimizzazione dei processi che ha ridotto i costi, facendo risparmiare all’azienda in tre anni, nei soli processi clinici, un valore di 423,582 euro.
In relazione al numero di documenti, l’archiviazione può costare ad un’azienda sanitaria fino a 1,5 milioni di euro all’anno. LegalCare è in grado di decurtare sostanzialmente questi costi; non solo aiuta infatti le organizzazioni a gestire la propria documentazione digitale, ma archivia anche i documenti digitalmente. Le organizzazioni risparmiano pertanto sui costi di archiviazione fisica dei documenti. Anche in questo caso, il passaggio al nuovo processo cartaceo ha ridotto nell’azienda sanitaria i tempi da una media di 78 a 22 minuti, attraverso flussi di lavoro clinici e amministrativi in un processo digitale. L’archiviazione dei documenti digitali ha ridotto i costi nei tre anni, con un risparmio per l’azienda di 157,382 euro.
I flussi di lavoro amministrativi relativi ai documenti di deliberazione e determinazione sono anch’essi diminuiti da 106,5 minuti a 16,5 minuti, quelli relativi ai documenti di acquisto da 80,5 minuti a 13,5 minuti. I miglioramenti al processo di elaborazione delle pratiche amministrative hanno abbassato complessivamente i costi in tre anni, con un risparmio di 72,946 euro.
“Il nostro processo cartaceo precedente era obsoleto e comportava stampe estese, il trasferimento fisico di documenti e il rischio costante di errori di gestione dei documenti se non addirittura di frode. Con LegalCare e ProxySign, possiamo scambiare versioni digitali ufficiali dei documenti in tempo reale in pochi minuti, il tutto rispettando la sicurezza digitale e i requisiti normativi legali”, commentano i responsabili della società sanitaria.
In alcuni casi un processo di totale dematerializzazione è un traguardo importante. E’ questo un altro obiettivo raggiunto dall’azienda sotto analisi, dove la combinazione di LegalCare e ProxySign ha ridotto la necessità di utilizzare documenti fisici. Man mano che l’organizzazione ne ha eliminato l’uso, il risparmio sui costi di carta e stampa si è incrementato. Un risparmio sostanziale, con un miglioramento nei tre anni che consente un risparmio di 10,431 euro.
Benefici sul benessere del personale
Esistono molti altri benefici dettati dalla digitalizzazione dei processi a volte non quantificabili ma che portano maggiore benessere alle persone all’interno delle imprese. Nel caso dell’azienda sanitaria analizzata da Forrester, InfoCert LegalCare e ProxySign hanno aiutato l’organizzazione a soddisfare le severe richieste del GDPR in tema di privacy per assicurare che tutti i documenti fossero conservati in modo sicuro e protetto, riducendo il rischio di non conformità normativa.
Come conseguenza, medici e amministratori si sentono oggi tranquillizzati dal fatto che documenti delicati siano archiviati in modo sicuro e protetto e che pertanto non possono subire personali potenziali ripercussioni legali e costi collaterali derivanti dalla cattiva gestione dei documenti. Un sentimento che si ripercuote a catena sull’esperienza del paziente.
Maggiore soddisfazione si rileva anche da parte degli impiegati intervistati nel corso della ricerca, ora in grado di reperire i documenti in modo più semplice e rapido. Il risparmio nella gestione dei documenti consente inoltre ai dipendenti di dedicare più tempo a compiti più importanti non legati al lavoro di ufficio.
I benefici si misurano infine anche sui clienti. L’organizzazione sottolinea infatti che il 10% degli utenti che si sono iscritti per accedere ai propri rapporti di laboratorio online ha avuto un’esperienza migliore rispetto a quelli che avevano bisogno di accedere a questi rapporti direttamente in ospedale.
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