Le aziende italiane si trovano in una fase di transizione tecnologica che non riguarda soltanto l’adozione di nuovi strumenti, ma il ripensamento dei processi operativi per consentire alle tecnologie di generare effettivamente valore. L’intelligenza artificiale, il calcolo in cloud e le piattaforme di orchestrazione dei dati promettono efficienza, velocità decisionale e riduzione degli errori, ma nella pratica quotidiana delle imprese — soprattutto quelle di medie dimensioni, con IT ridotto e budget vincolati — il passaggio dal potenziale al risultato misurabile richiede metodo, competenze trasversali e una visione che parta dal processo, non dal prodotto. Ne parliamo con Alessandro Tiezzi, AD di Var Prime, e Jacopo Boglio, Business Development Manager Var Group per Microsoft.
I vantaggi di un approccio process-first
“Da subito è fondamentale è comprendere e interpretare la singola realtà aziendale, con un approccio concreto e pragmatico, che tende a conoscere l’organizzazione e i processi dell’azienda e a proporre un intervento graduale, che porti un risultato concreto fin da subito” — esordisce Tiezzi, inquadrando immediatamente la filosofia operativa di Var Group. Il punto di partenza non è mai la tecnologia disponibile, ma l’analisi dei processi aziendali: “dove si perde tempo, dove gli errori si accumulano, dove una singola persona diventa il collo di bottiglia che blocca un intero flusso”. La tecnologia viene innestata quindi dove crea valore misurabile e in tempi brevi. Entriamo nei dettagli.
Var Group è Microsoft Cloud Solutions Partner su tutte e sei le Solution Areas — Infrastructure, Data & AI, Digital & App Innovation, Security, Modern Work, Business Applications — un posizionamento che consente di accompagnare i clienti dall’analisi dei processi alla messa in produzione coprendo l’intero spettro tecnologico. E l competence center Microsoft Business di Var Group — Var Prime — è il fulcro che orchestra metodo, piattaforma Microsoft e competenze applicative sulle aree core: Finance, Operations, HR, Sales. Il suo compito è risolvere i colli di bottiglia fino ad approdare a use case pronti per la produzione. “Le persone sono tutte certificate, abbiamo tutte le designations Microsoft, quindi competenze e conoscenza della soluzione che Microsoft mette a disposizione”, riprende Tiezzi. Ma la certificazione tecnologica è condizione necessaria, non sufficiente: “Il valore differenziante sta nella capacità di tradurre la conoscenza della piattaforma in interventi mirati sulla realtà specifica di ciascun cliente”.
Per le aziende, spesso con IT ridotto e budget vincolati, la sfida principale è organizzativa: occorre individuare con precisione i colli di bottiglia operativi — manualità ripetitive, flussi eterogenei, mancanza di tracciabilità — prima di scegliere gli strumenti Microsoft e le modalità di integrazione. Il principio architetturale è chiaro: l’ERP, che sia Microsoft o di terze parti, rimane il “sistema di registrazione, il motore transazionale“; la piattaforma Microsoft — Microsoft 365, Dynamics 365 Business Central, Power Platform, Copilot, Azure, Fabric — rappresenta invece il sistema di orchestrazione e intelligenza che connette persone, documenti e dati.
I criteri per identificare dove intervenire seguono tre direttrici: alto volume e ripetitività delle operazioni (1), come riconciliazioni ed export dati; errori frequenti o dipendenza da singole persone (2), che creano fragilità organizzativa; impatto diretto su incassi, consegne o compliance (3), dove ogni rallentamento si traduce in un costo misurabile. “Molto spesso le aziende capiscono che hanno la necessità di un’evoluzione, non sempre hanno gli strumenti o la cultura o la conoscenza per metterla in atto”, osserva Tiezzi. “Il nostro intervento è proprio quello di intercettare questo tipo di necessità, individuare punti di miglioramento all’interno dei processi aziendali e su questi attivare un progetto che può essere anche un progetto iniziale, non necessariamente di dimensioni enormi ma specifico, sul quale siamo in grado di far toccare con mano il risultato all’azienda”. Le priorità si stabiliscono quindi mappando i flussi con workshop rapidi, privilegiando automazioni API-based su Power Platform per garantire sostenibilità nel tempo. La misurabilità è assicurata da KPI definiti ex ante — tempi ridotti, errori dimezzati — e si privilegiano scenari con “integrazione leggera sugli ERP esistenti ed il riuso degli acceleratori Microsoft” per scalare rapidamente i benefici. Esempi concreti di applicazione immediata: l’automazione del ciclo order-to-cash o la gestione documentale AI-driven, con un time-to-value che si misura in settimane, non in mesi.
L’ERP come motore, Microsoft come cervello connettivo
La realtà delle imprese italiane è fatta, abbiamo visto, di gestionali consolidati, spesso non Microsoft, e il tema dell’integrazione resta cruciale. Boglio affronta il tema con un principio chiaro che qualifica l’approccio di Var Group: “Il nostro elemento differenziante è quello di non essere un team di specialisti di un prodotto ma di più piattaforme“, spiega. “Il mantra quindi non è implementare il gestionale e ‘customizzarlo’ per raggiungere il 100% delle richieste del cliente, ma fare in modo che ogni componente della piattaforma esegua quello per cui è stato pensato”.
In concreto, l’ERP aziendale — che sia SAP o un altro gestionale — resta il motore di registrazione, mentre Microsoft (Power Platform, Copilot, Fabric) funge da layer connettivo per l’orchestrazione. Le duplicazioni si evitano tramite integrazioni API che “spingono” dati validati nell’ERP senza ridondanze, mantenendo una fonte di verità unica. “E per mitigare le resistenze interne — spesso il vero ostacolo nei progetti di trasformazione — si parte da use case pilota condivisi con gli utenti finali via Teams, accompagnati da formazione su Copilot per creare familiarità immediata con i nuovi strumenti”.
La distinzione è tanto più rilevante quando si parla di processi destrutturati, quelli che tipicamente vivono nei file Excel, nelle email, nei documenti Word scambiati tra colleghi. “Quando si deve strutturare un processo che di sua natura è destrutturato, il modo migliore per farlo è rimanere al livello di Microsoft 365 e poi implementare il layer che fa parlare questi dati con gli ERP”, chiarisce Boglio. All’interno dello stack Microsoft, la Power Platform con l’innesto dell’AI e la componente dati di Fabric è lo strumento nativo per strutturare ciò che per natura non lo è: un tipo di processo che non si implementa sugli ERP, ma che vive nello strato collaborativo e da lì si connette al gestionale.
In uno scenario con ERP non Microsoft il principio non cambia, anche se può richiedere un investimento aggiuntivo nella costruzione di connettori. Boglio porta un ragionamento semplice ma pragmatico: “SAP per esempio è decisiva nel mondo degli ERP, meno per il suo CRM — e quindi spesso si integra SAP con Salesforce oppure con Dynamics 365 Sales“. Lo stesso vale per gli strumenti low-code: la Power Platform di Microsoft è preferibile a SAP Fiori per lo sviluppo e la strutturazione dei processi destrutturati, perché pensata nativamente per quell’obiettivo e soprattutto perché è uno stack progettato per essere AI-first — e Copilot Studio, una delle componenti chiave di Copilot per la modellazione dei processi, nasce proprio all’interno della Power Platform.
Non mancano le esperienze sul campo: il caso raccontato riguarda un’azienda manifatturiera medio-grande che ha conservato SAP come gestionale e ha integrato workflow Power Automate per automatizzare le validazioni, Copilot come assistente per analisi e interrogazioni, e dashboard con automazioni integrate in Teams per la collaborazione. “I documenti partono da una library di SharePoint collegata a metadati sul gestionale, il primo passaggio è stato l’integrazione dell’AI, e gli strumenti di automazione della Power Platform che sono quanto di più naturale sia possibile fare con Copilot”, spiega Boglio. In termini di risultati, l’automazione dei flussi finance ha permesso di ridurre gli errori del 70% e di accelerare le decisioni da giorni a ore.
Un aspetto che Boglio sottolinea con particolare enfasi riguarda la possibile resistenza degli utenti, che in questo tipo di progetto è stata superata proprio per la semplicità dei processi: “È quanto di più naturale possibile lavorare con gli strumenti con cui si è sempre lavorato. Gli utenti che utilizzano gli strumenti Microsoft 365, si avvantaggiano della trasparenza sulla fonte del dato, su come entra nei flussi che arrivi da SAP o che arrivi da un’altra componente”. Il beneficio si traduce in governance, capacità decisionale più fluida e veloce, un aumento dei processi automatizzati che esclude una serie di errori manuali. Soprattutto, precisa Boglio, “questi miglioramenti hanno cambiato il lavoro delle persone all’interno dell’azienda, attraverso un modello di lavoro codificato” — non più dipendente dalla memoria individuale o dalla buona volontà del singolo.
Automazione documentale e AI
La validazione documentale che precede la registrazione in ERP — prebolle, fatture passive, ordini — finisce necessariamente “sotto la lente” dell’analisi perché rappresenta la porzione di processo dove oggi si concentrano i maggiori costi nascosti: attività ripetitive, controlli manuali, riconciliazioni lente, errori che si trasformano in ritardi e rilavorazioni. È qui, in questa zona grigia di pre-registrazione, che oggi si gioca il vantaggio competitivo. Per un’azienda che parte da una gestione ancora manuale, il percorso realistico di adozione e i benefici osservati sul campo sono oggi molto più concreti rispetto a pochi anni fa, grazie a piattaforme di AI addestrate sui processi amministrativi reali. Tiezzi descrive il percorso possibile in tre fasi. La prima è l’identificazione dei colli di bottiglia (1), ovvero dove si perde tempo: ricerche di documenti dispersi tra sistemi, verifiche manuali ripetitive che assorbono ore di lavoro qualificato, data entry ridondante tra sistemi diversi, gestione delle eccezioni che blocca l’intero flusso amministrativo. La seconda fase è l’avvio di un caso d’uso concreto (2) all’interno dei processi aziendali: validazione automatizzata delle fatture ricevute, estrazione e abbinamento dati da DDT, riconoscimento automatico dei prodotti negli ordini, automazione dei controlli di coerenza documentale. La terza è la messa in produzione della tecnologia Microsoft (3) integrandola ai sistemi esistenti, anche di terze parti: Microsoft 365 per la gestione dei documenti e delle comunicazioni, Dynamics 365 Business Central quando serve estendere l’ERP, Power Platform per automatizzare i flussi documentali, Copilot e Copilot Studio per estrarre e validare dati in modo intelligente, Azure come base infrastrutturale. Il principio guida è “l’implementazione tecnologica all’interno dei processi aziendali senza stravolgere i sistemi, mantenendo una linea process-first e business oriented”. Il risultato si traduce in riduzione dei tempi, aumento della qualità del dato, scalabilità e decisioni più rapide ed efficaci. Un punto su cui Tiezzi insiste riguarda però il potenziale inespresso della tecnologia già in mano alle aziende. “Molto spesso le aziende hanno già la suite Microsoft 365 ma ne utilizzano una percentuale bassissima”, osserva. “Il nostro supporto deve essere prima di tutto quello di far conoscere ciò che già hanno a disposizione, che è un potenziale enorme, e su quello poi sviluppare percorsi di evoluzione e di ampliamento delle conoscenze e delle potenzialità che questi strumenti mettono a disposizione”.
Adoption e change management diventano così parte integrante del progetto, non un’attività accessoria. “In un progetto occorre tenere presente anche il supporto alle persone, che deve tendere sempre più ad allineare le conoscenze all’interno dell’azienda per far sì che questi strumenti siano adottati per il potenziale che effettivamente hanno”, aggiunge Tiezzi. Le competenze che si trovano sul campo, del resto, non sono mai uniformi: “In un approccio, in un progetto, occorre tenere presente anche questo tipo di supporto”, conferma. Per i sistemi ERP che hanno già Copilot integrato nativamente — come Dynamics 365 Business Central, che Tiezzi definisce “l’ERP intelligente” — i benefici sono immediati: con Copilot embedded, il sistema consente di automatizzare le attività ripetitive, generare contenuti, supportare decisioni basate sui dati in maniera proattiva, arrivando a una riduzione stimata del 30% del tempo che le persone dedicano ad attività ripetitive. “Grazie ai suggerimenti, all’automazione, alla generazione di contenuti dell’AI, tutto questo permette un aiuto concreto alle persone nel modo di lavorare”, sintetizza Tiezzi. E laddove l’ERP in uso sia più datato e non disponga di queste funzioni embedded, è possibile integrare la tecnologia Microsoft per ottenere gli stessi miglioramenti, a condizione che la governance e la qualità del dato siano adeguatamente presidiate.
Dal report statico alla BI conversazionale, Data Agent strategici
Così come l’automazione documentale interviene sui processi operativi, il cambio di paradigma più profondo riguarda il modo in cui le aziende interrogano i propri dati. E’ il campo d’azione in cui una corretta implementazione dell’AI marca la differenza. La proposta di Var Group con Microsoft fa leva su un paradigma, “chat your data”, che concretamente prevede l’utilizzo di Data Agent abilitati da Microsoft Fabric e Copilot. Boglio non ha dubbi: “Parlare di chat your data è di appeal per le aziende, e lo è perché rappresenta un vero cambio di passo. Se ci proiettiamo in avanti, fra qualche anno nessuno sarà più disposto a cercare un’informazione: la vorrà ottenere parlando in linguaggio naturale”. Ma dietro l’interfaccia conversazionale — che sia Copilot o un altro strumento basato su LLM — si nasconde il punto più critico dell’adozione dell’AI: la qualità del dato.
“Il problema quando si adotta l’AI è: qual è il dato da cui parto? Garbage-in, garbage-out”, sintetizza Boglio e prosegue: “L’interfaccia utente è la punta dell’iceberg, ma i problemi sono a livello del dato”. La sfida che ci si trova di fronte è la coerenza delle informazioni, e la risposta di Microsoft a questa esigenza si chiama Fabric. Boglio ricostruisce la logica evolutiva: “Microsoft ha iniziato il lavoro sull’AI mettendo davanti agli utenti gli LLM, le interfacce, ma ha anche valutato che un progetto AI è un progetto sul dato, quindi quello che è necessario inserire a livello di infrastruttura è una piattaforma unica in cui vengono inserite in un’unica suite tutte le componenti che servono”. È ciò che differenzia l’offerta di Microsoft rispetto ai competitor: una piattaforma che, spiega Boglio, ha imparato molto dall’approccio Databricks ed è diventata la proposta Microsoft Power BI, ormai standard di riferimento nella data presentation. Fabric ora include il database nella sua struttura originale — SQL Server è integrato nativamente — tutti gli strumenti ETL per la trasformazione e la lavorazione del dato, gli strumenti di visualizzazione con Power BI e, elemento cruciale, tutti gli strumenti di governance che controllano l’accesso al dato in modo profilato e sofisticato.
Prosegue Broglio: “Il centro di competenza Var Prime propone Microsoft Fabric specificamente per la modellazione semantica dei dati, unificando le fonti ed effettuando controlli di sicurezza e audit trail per garantire affidabilità”. Con Microsoft Fabric e la governance centralizzata della Power Platform si ottengono quindi tre risultati fondamentali: la definizione di modelli semantici univoci, il controllo delle fonti autorizzate e il mantenimento della tracciabilità dell’origine delle risposte generate dagli agent”.
L’adozione di Fabric è dunque il vero prerequisito architetturale per la BI conversazionale: “Il dato viene prelevato dai sistemi transazionali o dallo strato di presentazione e gli viene conferita coerenza sia in termini di governance sia di qualità. Per molte aziende che oggi dispongono già di Power BI, l’offerta di Microsoft va nella direzione naturale di un passaggio a Fabric, che in modalità cloud eroga l’intero servizio includendo anche tutte le componenti di processo per elaborare il dato”.
Quanto all’efficacia effettiva degli agent, Boglio è trasparente: “Ancora non sono esenti da difetti, però a seconda di come vengono costruiti si possono minimizzare le risposte sbagliate. Ormai c’è una scienza piuttosto sviluppata per costruire il prompting in modo che gli agent diano risposte sempre più pertinenti. E soprattutto, più l’agente è specializzato su un dato che di base è di qualità, più le risposte sono mirate e convincenti”. L’affidabilità, in altre parole, non è una proprietà dell’interfaccia ma del dato sottostante e della cura con cui l’agente viene progettato, addestrato e circoscritto al proprio dominio di competenza.
Var Group-Microsoft, partnership end-to-end
La complessità dei progetti descritti — automazione documentale, integrazione multi-ERP, governance del dato, BI conversazionale — richiede un partner capace di coprire l’intero spettro tecnologico senza frammentare responsabilità e competenze. Var Group eccelle nell’integrazione pragmatica della tecnologia Microsoft con un approccio che, ricollegandosi al punto di partenza, resta sempre process-first. Ma il posizionamento si articola su tre pilastri distintivi.
Il primo è il competence center Microsoft. Var Prime è il cuore di questa alleanza: un centro di eccellenza che riunisce consulenza, design, sviluppo e project management su tutte le tecnologie Microsoft. “Il rapporto tra Var Group e Microsoft è assolutamente strategico”, conferma Tiezzi. “Siamo tra i primi partner in Italia che possono mettere a disposizione un approccio end-to-end, dall’infrastruttura al gestionale, alla sicurezza, all’AI, su piattaforme Microsoft con tutte le designations, e questo ci permette di avere le competenze delle persone su ogni singolo stream di Microsoft”.
Il secondo pilastro sono le sei Microsoft Solutions Partner Designations — Infrastructure, Data & AI, Digital & App Innovation, Security, Modern Work, Business Applications — che certificano la capacità di seguire i clienti lungo l’intera trasformazione digitale, non su un singolo segmento. Il terzo è l’ecosistema completo, dal cloud all’AI: dal Modern Workplace ai progetti di AI avanzata, dalle Business Application al Cloud Azure, la partnership consente di offrire soluzioni end-to-end costruite per la crescita progressiva delle aziende italiane.
Ma il posizionamento di Var Group non è monovendor, ed è un aspetto su cui entrambi gli interlocutori insistono. “Non andiamo con un approccio monoprodotto, monosoluzione, monovendor”, chiarisce Tiezzi, “ma valorizziamo quello che all’interno dell’azienda dal punto di vista tecnologico è già presente, andandolo a integrare e a sviluppare secondo obiettivi condivisi con ogni singola azienda”. Il best of breed assoluto, quello che prescinde dalla realtà del cliente, nella pratica non esiste: ogni impresa ha un proprio patrimonio tecnologico, processi sedimentati e competenze interne disomogenee con cui qualsiasi progetto deve fare i conti. “E ciò che funziona non si tocca”, conferma Tiezzi. “Si interviene invece laddove si può offrire un reale contributo, un valore aggiunto. Proprio per questo contiamo moltissimi progetti realizzati in ambito di integrazione con SAP e con altre tecnologie: l’approccio è assolutamente olistico”.
Conclude Tiezzi: “Ci proponiamo quindi come un’organizzazione aperta all’adozione di tecnologie a valore che hanno come obiettivo il miglioramento dei processi dei nostri clienti”. Non un fornitore di prodotto, ma un partner di processo — con la piattaforma Microsoft come dorsale tecnologica e la conoscenza del tessuto imprenditoriale italiano come bussola operativa.
Per saperne di più scarica il position paper: Come AI e cloud potenziano il software. Il valore della partnership Var Group Microsoft
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