La quantità di informazioni che attraversa i flussi di lavoro e gestione di un’impresa cresce oggi a un ritmo che i processi tradizionali faticano a sostenere. Documenti dispersi tra sistemi che non comunicano, archivi frammentati e attività ancora affidate alla gestione manuale rallentano le decisioni ed ampliano la superficie di rischio, sul fronte tanto della sicurezza quanto della conformità normativa. La discriminante competitiva, in questo scenario, è la capacità di trasformare un patrimonio informativo disordinato in una risorsa governata, accessibile e immediatamente utilizzabile. È il terreno su cui si misura l’efficienza dei prossimi anni. Ne parliamo con Alessio Lazzarini, Solutions Business Consultancy Manager IPSG di Canon.
La risposta di Canon a questa esigenza ha un nome preciso, Therefore: una piattaforma di gestione documentale (Dms) e di Enterprise Content Management (Ecm) in cui l’intelligenza artificiale non è un accessorio, ma il motore che tiene insieme acquisizione, organizzazione e valorizzazione dei contenuti. Spiega Lazzarini: “La piattaforma può essere adottata in cloud oppure on-premise, senza che muti l’obiettivo di fondo: centralizzare, proteggere e mettere a frutto l’intero patrimonio informativo dell’azienda”. L’idea alla base ribalta un paradosso diffuso, quello delle informazioni non strutturate vissute come un peso: ben governate, diventano il carburante di un’operatività più snella.
Dal documento al dato, l’automazione accelera i processi
Il primo salto riguarda il modo in cui le informazioni entrano in azienda. “Therefore rileva, cataloga ed estrae i dati in autonomia, senza distinguere tra sorgenti cartacee ed elettroniche – evidenzia Lazzarini -. Ciò che prima richiedeva smistamento e inserimento a mano diventa un flusso in cui ogni contenuto nasce già ordinato, indicizzato e pronto a essere ritrovato”. Il dato smette di restare sepolto in un documento e torna disponibile nell’istante esatto in cui serve. “L’intelligenza artificiale lavora dietro le quinte e restituisce alle persone il bene più scarso, il tempo – prosegue il manager –. “Sottrarre ore alle attività ripetitive significa infatti liberare competenze che l’azienda può investire dove conta davvero, nelle scelte e nel rapporto con i clienti”.
Sulla stessa logica si innestano i Therefore eForms, pensati per semplificare l’esperienza utente nel gestire la modulistica che attraversa ogni organizzazione: dalle richieste di ferie alla raccolta dei feedback dei clienti, moduli un tempo cartacei diventano processi guidati, più rapidi e meno esposti all’errore manuale. Spiega Lazzarini: “Standardizzare la modulistica non è solo una questione di velocità. Ogni modulo digitale lascia una traccia, e quella tracciabilità rende i processi verificabili e ripetibili, un presupposto indispensabile quando i volumi crescono”.
Il terzo tassello sposta l’attenzione dalla gestione all’analisi. Therefore Analytics elabora le metriche in tempo reale e manda in soffitta la reportistica compilata a mano, raccogliendo in un’unica fonte attendibile gli indicatori rilevanti per il business. “La direzione guadagna una fotografia sempre aggiornata di ciò che accade – chiosa il manager –. Si individuano i colli di bottiglia quando sono ancora correggibili e si leggono con chiarezza le opportunità di miglioramento, senza attendere il consuntivo di fine mese”.
La sicurezza fondamento dell’infrastruttura
Trattandosi di una piattaforma ECM, la protezione dei dati non è un livello aggiunto a posteriori ma la struttura portante dell’intero sistema. Il controllo si estende all’intero arco di vita di ogni documento e alle azioni compiute dagli utenti, con un’architettura a più livelli: “L’accesso ai contenuti è consentito solo al personale abilitato, identificato con autenticazione multifattore, credenziali e permessi calibrati sul ruolo ricoperto, mentre la cifratura rende i contenuti illeggibili perfino in caso di intercettazione”. A questi presìdi si affiancano controlli antimanomissione che impediscono modifiche non autorizzate ai file. “Il monitoraggio costante e la tracciabilità completa (logging e audit trail) delle attività ci permettono di passare da una logica difensiva a una proattiva – sottolinea Lazzarini –. A questo si aggiungono verifiche periodiche che individuano le vulnerabilità prima che diventino un problema, mantenendo le difese sempre allineate alle minacce”. Chiude il quadro la componente di continuità: “Piani strutturati di backup e disaster recovery cancellano in radice la possibilità di perdere dati e tengono in piedi l’operatività anche di fronte a imprevisti”.
Cloud, on-premise e integrazione, un’architettura su misura
“Un sistema documentale efficace deve inserirsi senza attriti nell’infrastruttura esistente e accompagnare la crescita del business”, riprende Lazzarini. Per questo Canon lascia aperte più strade di implementazione. “Le realtà che cercano agilità e leggerezza trovano in Therefore Online la via più diretta: la soluzione in cloud entra in funzione rapidamente, con un impegno contenuto per il reparto IT, scala insieme all’azienda e si aggiorna da sé, eliminando la necessità di presidiare server locali”. Sono proprio gli aggiornamenti in automatico a mettere sempre a disposizione le ultime funzionalità e le protezioni più recenti, senza alcun intervento dedicato. “Non tutte le organizzazioni, però, possono o vogliono spostare i dati fuori dalle proprie mura – rileva ancora il manager -. Dove i requisiti di residenza del dato sono stringenti o convivono sistemi legacy complessi, Therefore On-Premise garantisce il controllo totale su dati, infrastruttura e policy, con formule di licenza, perpetua o in abbonamento, modellate sulle scelte di investimento di ciascuna realtà. Il medesimo goal si può raggiungere utilizzando una architettura in private cloud”.
Qualunque sia la via scelta, la piattaforma dialoga in modo nativo con gli applicativi già in uso, a partire da ERP e CRM, siano essi on-prem o in cloud, generando processi di lavoro automatizzati da un capo all’altro. “E a completare il quadro intervengono politiche di conservazione intelligente che gestiscono da sole il percorso di ogni informazione, dalla creazione all’archiviazione fino all’eventuale cancellazione”, sollevando l’azienda da una manutenzione altrimenti continua.
“Il lavoro non è più vincolato alla scrivania dell’ufficio – chiarisce Lazzarini –. Potendo raggiungere in piena sicurezza applicazioni e file, i gruppi lavorano in simultanea tanto in ufficio quanto da remoto, e la distanza non intacca né la qualità né la protezione del flusso”.
Da onere operativo a vantaggio competitivo
Il filo che tiene insieme tutte queste componenti è la relazione, sempre più stretta, tra competitività e governo delle informazioni. In uno scenario di mercato in rapido movimento, saper trattare i dati in forma scorrevole, ordinata e protetta è ormai un requisito, non un vantaggio accessorio. Su questo terreno Canon porta una base di adozione ampia: “Nel mondo sono migliaia le organizzazioni che ne utilizzano le soluzioni di Information Management”. E con Therefore, l’azienda mette a disposizione un punto di raccolta unico, pensato per sollevare le persone dalle incombenze più ripetitive. Delegare all’intelligenza artificiale la gestione dei documenti, in quest’ottica, non si traduce soltanto in tempo recuperato e spese ridotte: significa consegnare a chi guida l’impresa una leva strategica per orientare la trasformazione digitale.
Funzioni che crescono con l’azienda, sicurezza di livello enterprise e un impianto concepito per far lavorare insieme le persone disegnano, in concreto, un cambio di prospettiva. Chiude Lazzarini: “La gestione documentale smette di pesare come un costo e si trasforma in una leva concreta di competitività, perché mette ordine, rapidità e protezione al servizio di chi, ogni giorno, deve decidere”.
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