Email, chat sulle piattaforme di collaborazione, app di messaggistica, chiamate, videoconferenze e, sempre più spesso, conversazioni con assistenti e agenti AI: ogni canale digitale produce comunicazioni che le imprese devono conservare, controllare e, all’occorrenza, ricostruire. Le soluzioni di Digital Communications Governance and Archiving (Dcga) nascono per questo. Raccolgono i contenuti dai diversi strumenti, li archiviano nel rispetto delle regole di conservazione, applicano policy di supervisione e supportano indagini interne, contenziosi e richieste delle autorità. Il loro bacino storico di utenza sono i settori regolamentati, a partire dai servizi finanziari, dove la registrazione delle comunicazioni è un obbligo normativo e la mancata conservazione espone a sanzioni.
Il perimetro di mercato secondo Gartner
Il magic quadrant di Gartner dedicato al mercato, pubblicato a fine ottobre, valuta 16 vendor. Secondo la metodologia della società di analisi, ogni fornitore viene misurato su due assi, la completezza della visione (Completeness of Vision) e la capacità di esecuzione (Ability to Execute), e collocato in uno dei quattro quadranti: Leader, Challenger, Visionary e Niche Player. Al Magic Quadrant si affianca il report Critical Capabilities, che confronta i prodotti su casi d’uso specifici.
La definizione adottata dagli analisti chiarisce l’ampiezza del perimetro. “Per Gartner le soluzioni Dcga supportano i processi di governance delle comunicazioni, gestione del rischio e conformità normativa, e ricavano informazioni da un numero crescente di strumenti di comunicazione digitale”, spiegano gli analisti Michael Hoeck, Rizvan Hussain e Apurva Singh, autori del report. L’elemento distintivo è l’oggetto del controllo, che comprende le comunicazioni tra utenti umani ma anche quelle che coinvolgono assistenti AI, agenti AI e altre identità non umane. Su tutte queste interazioni le piattaforme devono garantire gestione delle policy, monitoraggio, indagine, applicazione delle regole e reportistica, oltre a far emergere intelligence dai dati di comunicazione.
Consolidamento e AI, le direttrici del mercato
Le previsioni strategiche dell’analisi indicano due movimenti. Il primo è il consolidamento: “Entro il 2029 l’85% dei clienti Dcga accentrerà su un’unica soluzione la supervisione dei contenuti testuali e di quelli audio e video, una quota che nel 2025 era inferiore al 20%”, proseguono gli analisti. Il dato di partenza dice che la grande maggioranza delle imprese gestisce ancora testo e voce con strumenti distinti; secondo gli analisti, a spingere verso la piattaforma unica è la domanda dei clienti.
Il secondo movimento è l’ingresso dell’AI su due fronti. Come oggetto da governare, anzitutto: “Entro il 2029 il 40% dei clienti Dcga – proseguono gli analisti – monitorerà le conversazioni degli strumenti di GenAI, degli assistenti AI e dei chatbot, interni o rivolti all’esterno, per controllarne le risposte basate su Agentic AI, contro meno del 5% del 2025″. E come strumento di lavoro: entro il 2030 il 70% delle imprese che usano soluzioni Dcga adotterà funzionalità e processi basati sull’AI, rispetto al 40% del 2025, per effetto della crescente complessità dei dati e delle esigenze di governance.
Tra visione ed execution, cosa pensano gli attori di mercato
Nel quadrante dei leader si collocano Smarsh, Global Relay, Proofpoint, Mimecast e Theta Lake. Global Relay è il vendor posizionato più in alto per capacità di esecuzione. L’azienda, attiva da 27 anni nei settori più regolamentati e alla terza conferma consecutiva tra i leader, guarda già alla fase successiva: “Siamo un player affidabile nell’era della communications intelligence e usiamo l’AI per aiutare le aziende a rafforzare la resilienza operativa, gestire il rischio e ricavare insight di business dai propri dati”, spiega Warren Roy, Ceo e founder dell’azienda.
Sull’altro asse, Theta Lake è il fornitore posizionato più avanti per completezza della visione tra i 16 valutati. Nel report Critical Capabilities la società dichiara di essersi classificata prima in sei casi d’uso su sette, tra cui la governance delle comunicazioni AI, e seconda nella conformità normativa. Negli ultimi dodici mesi ha esteso le integrazioni agli strumenti AI di Anthropic, OpenAI, Microsoft Copilot e Zoom. “Le organizzazioni hanno bisogno di una piattaforma unificata in grado di governare ogni tipo di comunicazione, incluse le comunicazioni AI, sia per la compliance sia per la sicurezza, offrendo al tempo stesso maggiore leva, utilità e protezione per quei dati di comunicazione”, rimarca Devin Redmond, Ceo e co-founder di Theta Lake.
Smarsh accompagna il riconoscimento con un’accelerazione sull’AI: l’assistente AskSmarsh AI, un server Mcp e agenti intelligenti pensati per far emergere più rapidamente i rischi, ridurre la revisione manuale e collegare i dati di comunicazione governati ai flussi di lavoro AI delle imprese. Proofpoint, anch’essa alla terza conferma, insiste sull’unione tra governance delle comunicazioni e contesto di sicurezza, leva che considera centrale per indagare i rischi emergenti legati all’uso dell’AI. Mimecast, che completa il gruppo, porta nella stessa offerta di data governance email, collaboration e comunicazioni AI, partendo da una constatazione: sicurezza, legale, compliance, privacy, HR e IT hanno sempre più bisogno di accedere alle stesse informazioni, spesso nello stesso momento e per ragioni diverse.
Tra i Visionary figurano Shield e LeapXpert. Shield, piattaforma pensata per le istituzioni finanziarie, entra in classifica per le Critical Capabilities tra i vendor con i punteggi più alti in sei casi d’uso, dalla gestione del rischio alla governance delle comunicazioni AI. “Abbiamo costruito Shield come un sistema operativo AI-native che riunisce dati di comunicazione affidabili, rilevamento intelligente del rischio e controllo umano”, afferma Shiran Weitzman, co-fondatore e Ceo di Shield. LeapXpert, al terzo anno nel report, porta invece la governance sui canali di messaggistica consumer che dipendenti e clienti già usano, con l’obiettivo dichiarato di trasformare le conversazioni da archivio a fonte di intelligence per il business.
Cosa cambia per chi deve scegliere
Magic Quadrant descrive un mercato in cui l’archiviazione resta la base ma non basta più a distinguere un’offerta. Per i responsabili IT, compliance e sicurezza le domande da porre ai fornitori si spostano su tre aspetti: l’ampiezza della copertura dei canali, compresi voce, video e strumenti di AI generativa; la capacità di consolidare su una sola piattaforma una supervisione oggi distribuita su più sistemi; l’uso dell’AI per ridurre il carico della revisione manuale senza perdere tracciabilità e controllo umano. La scelta resta legata ai casi d’uso di ciascuna organizzazione, che il report Critical Capabilities consente di confrontare in modo più puntuale.
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