Per chi la frequenta, la vita universitaria, oltreché di studio ed esperienze, è fatta anche di servizi: l’iscrizione, il piano di studi, gli esami, le comunicazioni dei dipartimenti. Per chi vi lavora si tratta di rendere fluidi i processi e le procedure amministrative. Quando ciascuno di questi passaggi vive su un sistema diverso, l’ateneo si presenta all’utente come un insieme di sportelli digitali scollegati, ognuno con la propria logica di navigazione. Ricomporre quel mosaico in un ambiente coerente è una delle sfide meno visibili della trasformazione digitale, e anche una delle più concrete. È il lavoro che l’Università degli Studi di Napoli Federico II ha portato a termine sul proprio ecosistema digitale.
Il contesto
L’università di Napoli Federico II nasce il 5 giugno 1224 per volontà di Federico II di Svevia ed è considerata per questo tra le più antiche università del mondo. Otto secoli dopo è oggi uno degli atenei più grandi e articolati del Paese, con una comunità che supera le 72mila persone tra studenti, docenti e personale tecnico-amministrativo. A una popolazione di queste dimensioni corrispondono esigenze molto diverse: chi deve ancora scegliere il corso di laurea cerca informazioni e orientamento, chi è già iscritto ha bisogno dei servizi di carriera, docenti e personale lavorano su strumenti e procedure interne.
La regia tecnologica fa capo al Centro di Ateneo per i Servizi Informativi (Csi), che dal 2012 lavora con Smc, oggi centro di eccellenza Liferay (sviluppa una piattaforma di digital experience basata su codice open source, adottata da organizzazioni pubbliche e private per costruire portali, intranet e aree riservate destinati a profili di utenza diversi) e open source del Gruppo Dgs, system integrator italiano attivo da 29 anni, con oltre 2.700 professionisti.
Il bisogno
Il bisogno dell’ateneo è superare la frammentazione. I servizi sparsi su piattaforme e sistemi diversi, ciascuno con un proprio punto di accesso, non sono funzionali per l’utenza e questo si traduce in percorsi poco lineari e in contenuti difficili da ritrovare. Sul versante interno, la pubblicazione dipende in larga misura dagli interventi tecnici, con tempi più lunghi ogni volta che un dipartimento deve aggiornare una pagina o un ufficio introdurre un nuovo servizio. In un ateneo articolato in molte strutture, ognuna con esigenze di comunicazione proprie, questo collo di bottiglia che si ripete su larga scala lascia comprendere da solo quali possano essere le difficoltà. Ci sono poi vincoli che non ammettono deroghe: qualunque riorganizzazione deve convivere con i sistemi già in uso, garantire continuità di servizio a decine di migliaia di utenti e rispettare il Gdpr nella gestione dei dati personali. Per un ateneo pubblico, la qualità dell’esperienza digitale si misura anche su questo terreno, in coerenza con l’obiettivo di servizi accessibili e inclusivi che accompagna la digitalizzazione della PA.
Il metodo
La scelta è quindi quella di affrontare il problema tenendo conto dell’ecosistema nel suo insieme, invece di intervenire su un sito/servizio alla volta. Nel 2023, a più di dieci anni dall’avvio del rapporto con Smc, l’Ateneo avvia la riprogettazione complessiva della propria presenza digitale, riunendo in una piattaforma comune il portale istituzionale, le aree riservate e l’accesso ai servizi. Il punto di partenza è un assessment architetturale, condotto da Smc al fianco del Csi, per definire come la nuova piattaforma debba collegarsi ai sistemi esistenti senza sostituirli, così da rinnovare l’esperienza dell’utente mantenendo in esercizio i sistemi di back-end; la società cura anche la fornitura delle sottoscrizioni della soluzione Liferay. Il percorso procede per fasi: prima il portale centrale, poi l’estensione progressiva al resto dell’organizzazione. La prima fase si chiude in meno di un anno, un tempo contenuto per un ateneo di questa scala.
La soluzione
Il cuore del progetto è quindi Liferay Dxp, una digital experience platform che raccoglie in un solo ambiente informazioni, servizi e aree riservate. La piattaforma riconosce il profilo di chi accede e costruisce percorsi differenziati: il futuro studente trova l’orientamento, l’iscritto i servizi di carriera, docenti e personale gli strumenti di lavoro. Il punto di ingresso è unico, ma l’esperienza cambia in funzione dell’utente. Sul piano tecnico contano soprattutto due elementi. L’architettura cloud-native sostiene la scalabilità richiesta da una platea di utenti così ampia, mentre le funzionalità di integrazione collegano il portale ai sistemi informativi già operativi nell’Ateneo, preservando la continuità dei servizi, la sicurezza dei dati e la conformità al Gdpr. A questo si aggiunge la componente editoriale: i team dei dipartimenti dispongono di strumenti per pubblicare in autonomia, senza passare ogni volta dai tecnici.
I vantaggi
“Il nuovo ecosistema digitale ci consente di offrire servizi più accessibili, integrati e innovativi– spiega Giovanni Battista Barone, responsabile della Divisione Sistemi del Csi della Federico II -, migliorando concretamente l’esperienza di studenti, nuovi utenti, docenti e personale”.
I partner tecnologici ne danno una misura con due indicatori: l’accesso unico ha ridotto la dispersione tra sistemi e ha portato a un miglioramento del 25% di accessibilità e usabilità, con una navigazione più chiara e contenuti più semplici da trovare. Il secondo indicatore riguarda il lavoro interno. L’autonomia editoriale dei dipartimenti si traduce in un aumento del 30% dell’efficienza di pubblicazione e del time-to-market, perché il rilascio di nuove funzionalità dipende meno dagli interventi tecnici. È un beneficio che pesa in un’organizzazione dove decine di strutture producono contenuti propri e dove la tempestività dell’informazione incide sulla vita quotidiana di studenti e docenti. Il passo successivo è già avviato: la piattaforma si estende ora ai portali dei singoli dipartimenti, con l’obiettivo di completare un ecosistema digitale omogeneo per l’intera comunità accademica. Nel quadro più ampio dei servizi pubblici digitali italiani, il caso della Federico II mostra come un’istituzione di otto secoli possa presentarsi ai propri utenti con un solo ingresso, costruito su tecnologie aperte e integrate con ciò che già esiste.
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