Profumerie Douglas, controllo centralizzato spese

Nelle realtà con una rete distribuita sul territorio le spese aziendali hanno bisogno di essere registrare in modo univoco ma di fatto ‘nascono’ in molti punti diversi: la trasferta di un responsabile commerciale, l’allestimento di un evento, il rinnovo di un abbonamento software. Prese una per una anche le uscite più modeste, sommate, formano un flusso continuo che l’amministrazione deve autorizzare, documentare e far entrare a bilancio. Tenere insieme l’autonomia di chi spende e il controllo di chi rendiconta è un equilibrio delicato, che finché passa per moduli cartacei da compilare, ricevute e passaggi manuali pesa soprattutto su chi deve poi mettere tutto in ordine e chiudere i conti. 

Il contesto

E’ il caso di Douglas Italia che presidia il comparto della profumeria selettiva (venduta attraverso canali selezionati) con più di 380 negozi e circa 2.000 addetti, per ricavi che superano i 400 milioni di euro. Il perimetro, però, non si ferma ai confini nazionali: dalla struttura italiana dipende anche il coordinamento delle attività in Spagna, Portogallo, Croazia e Slovenia. Accanto ai negozi lavorano funzioni centrali con abitudini di spesa molto diverse tra loro: la direzione vendite si muove di continuo, il marketing organizza eventi e campagne, l’IT acquista beni e sottoscrive abbonamenti. Uscite eterogenee per natura, frequenza e importo, che arrivano tutte sul tavolo della stessa funzione amministrativa.
Dall’altra parte c’è Soldo, fintech londinese presente anche a Dublino, Milano e Roma, che affianca strumenti di pagamento a un software di spend management e conta oltre 25mila organizzazioni clienti. Il suo ambito di azione è la spesa decentralizzata, quella che nasce dalle persone durante il lavoro quotidiano e non da un ordine d’acquisto emesso dal centro.

Il bisogno

Douglas ha bisogno di ricondurre a un solo canale una spesa che ne percorre anche tre. Gli anticipi concessi ai dipendenti, le carte prepagate e le carte aziendali seguono infatti strade separate, ma confluiscono nello stesso punto d’arrivo, la nota spese cartacea, e nello stesso collo di bottiglia, la riconciliazione. Lo strumento più agile, la carta aziendale, è riservata ai membri del board; per tutti gli altri la spesa passa da somme anticipate o da carte ricaricabili, con la nota spese come tappa obbligata.

Per il team Finance il risultato è un carico operativo rilevante e una visibilità limitata su quanto, dove e chi spende: un quadro da ricomporre a fatica, sempre a cose fatte. “Partivamo da una composizione della classica nota spese su file excel, con giustificativi allegati che venivano poi raccolti in una busta e recapitati alla persona che doveva riconciliarli – ricorda ora Angelo Siciliano, Senior Treasury manager di Douglas – ci si trovava con faldoni di carta sulla scrivania, scontrini mancanti o illeggibili e tempi lunghi di gestione. C’era anche il problema di far pervenire tutta la documentazione alla persona giusta, trovare le firme degli approvatori, che magari erano all’estero: insomma un processo ormai obsoleto”.

Il metodo

L’occasione per “cambiare” arriva dall’esterno: il fornitore delle carte prepagate dismette il servizio. Douglas potrebbe limitarsi a cercare un altro emittente; sceglie di sfruttare la scadenza per rivedere l’intero processo, non il solo strumento. La decisione di fondo riguarda il modello stesso. Anticipi e rimborsi vengono aboliti, e con essi la logica per cui il dipendente sostiene una spesa per poi chiedere di esserne ripagato: tutte le uscite aziendali convergono su un unico sistema, con strumenti di pagamento disegnati attorno al modo in cui ciascun ruolo spende. Viene meno, così, anche il lavoro di contorno che il vecchio schema imponeva: niente saldi da restituire, niente somme da anticipare e poi ricontrollare. Il disegno non nasce a tavolino. Al progetto lavora la struttura italiana di Soldo, fianco a fianco con l’amministrazione di Douglas, ed è da questo confronto che le regole aziendali vengono tradotte in parametri della piattaforma. L’adozione, poi, non resta confinata all’amministrazione: il sistema viene esteso a tutti i reparti, così che le diverse famiglie di spesa seguano le stesse regole pur con limiti differenti. È una scelta di impostazione: invece di trasferire online il vecchio modulo, Douglas ridefinisce chi può spendere, con quali strumenti e dentro quali confini.

La soluzione

“Soldo offre sia servizi di pagamento, come carte e bonifici, sia una piattaforma che gestisce tutto il processo di spesa end-to-end, dall’assegnazione dei budget alla rendicontazione – spiega Eliana Tettamanti, manager Customer Success Italy di Soldo – l’amministrazione ha così in tempo reale visibilità delle spese e può controllare limiti e policy già nella fase iniziale”.

In Douglas questa architettura prende la forma di una famiglia di carte, ciascuna con un compito preciso. Le carte fisiche accompagnano il personale che viaggia; quelle virtuali gestiscono abbonamenti e pagamenti ricorrenti; i reparti dispongono di carte proprie per eventi e campagne; le carte jolly coprono le trasferte occasionali. Ognuna ha un plafond e regole calibrati sul ruolo e sull’attività di chi la utilizza, e chi spende lo fa in autonomia entro confini stabiliti dall’amministrazione.

Le policy aziendali poi non sono più un documento da consultare: sono scritte dentro la piattaforma. I limiti cambiano a seconda della categoria di spesa, i massimali sono gestiti su base giornaliera e le missioni all’estero hanno voci dedicate. Il punto più delicato, quello delle eccezioni, è risolto in automatico: quando un pagamento supera la soglia prevista, il sistema lo scompone da solo nella quota che rientra nella policy e in quella che la eccede, e chi deve approvare ha davanti un quadro trasparente dello scostamento invece di doverlo ricostruire.

I vantaggi

Il primo effetto si misura sul tempo. Per chiudere una singola nota spese serviva circa un’ora: adesso bastano circa 15 minuti di riconciliazione, e su scala complessiva le due aziende indicano un risparmio di tempo che arriva all’80% e un ritorno sull’investimento del 358% nell’arco di tre anni. Il cambiamento si avverte anche dal lato di chi spende. “Appena eseguo una transazione, apro l’app, vedo già l’operazione registrata e allego la foto dello scontrino digitalmente – racconta Siciliano – quella vale anche come nota spese e avvantaggia tantissimo tutto il team finance nella rendicontazione e nella riconciliazione”.
“Il nuovo modello ha semplificato anche la compliance – prosegue Siciliano – con l’entrata in vigore delle nuove norme sulla tracciabilità dei pagamenti previste dalla Legge di Bilancio, Douglas era già pronta e il passaggio all’applicazione delle norme con Soldo è stato ]…[ naturale”. Sul piano internazionale il beneficio è di altra natura: la possibilità di classificare ogni spesa per Paese sta rendendo più semplice la fatturazione intercompany con le realtà estere coordinate dall’Italia.
Il prossimo passo è già allo studio. Anche la rete vendita potrebbe essere coinvolta, insieme agli altri mercati sudeuropei: i primi candidati sono Spagna e Portogallo. Se l’estensione andrà in porto, un progetto nato per sostituire un fornitore di carte diventerà il modo in cui l’intera area coordinata dall’Italia governa la propria spesa quotidiana, dal negozio alla sede.

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