Le aziende, in seguito a quanto accaduto in questi mesi di emergenza – e di ampio utilizzo delle pratiche di lavoro remoto – stanno cercando di comprendere come la trasformazione in corso possa impattare anche sull’ambiente di lavoro nel futuro. E’ evidente infatti come lo smart working abbia avuto un’importante influenza anche nel dettare cambiamenti di processo e di metodo, meno chiara però è oggi la reale incidenza di queste variazioni nel disegnare il workplace ideale a lungo termine, sia per le organizzazioni sia per i dipendenti.
Lo studio Intelligent Workplace Report 2020 risponde a queste domande. Ntt lo ha commissionato a Jigsaw Research che a luglio ha condotto l’indagine con la partecipazione di 1.350 organizzazioni (oltre 500 quelle europee), su 14 verticali diversi.

La ricerca tiene presente come riferimento l’esigenza di flessibilità manifestata dalle aziende – ancora più importante in un momento di incertezza come quello attuale – e dall’altra come la pandemia, l’attivazione dello smart working, e certo anche i buoni risultati ottenuti con questo modello, da una parte abbiano richiesto il superamento di una serie di difficoltà da parte dei dipendenti, dall’altra portino oggi a valutare il benessere dei dipendenti come priorità aziendale, che concretamente si dovrebbe tradurre in maggiore libertà operativa favorevole alla crescita della produttività aziendale nel complesso. 

Intelligent Workplace Report 2020, i numeri

Quasi quattro aziende su cinque (72,3% in Europa ma 79,3% a livello globale) concordano nel sostenere che il lavoro da remoto durante la pandemia abbia rappresentato una difficoltà effettiva per i dipendenti. Per esempio per le problematiche di connettività da casa (considerato che non ovunque è disponibile la banda larga), ma anche per il senso di isolamento e la mancanza di uno spazio dedicato per lavorare.

Oggi, anche a fronte di questi rilievi, l’86,6% delle aziende antepone un maggior coinvolgimento dei dipendenti nelle proprie strategie, per quanto riguarda il workplace. Per questo, limitandoci al focus europeo, il 79,7% degli intervistati ritiene di mettere al centro la progettazione di spazi lavorativi di nuova concezione ed il 67,9% delle organizzazioni europee concorda sul fatto che i dipendenti preferirebbero avere la possibilità di scegliere e decidere di lavorare in ufficio quando è sicuro farlo, e riconoscendo (nell’85,4% dei casi) che i momenti di incontro e i meeting faccia a faccia siano essenziali per creare il senso di squadra, così come gli incontri di persona con i clienti.

A fronte di questi dati, tuttavia, meno di tre aziende su dieci in Europa hanno cambiato le policy IT per aiutare i dipendenti a sostenere i nuovi modelli operativi e solo 4 su dieci hanno implementato nuovi strumenti di comunicazione e produttività. Si è preferito lasciare utilizzare dispositivi e applicazioni personali, con i relativi rischi per la sicurezza. Una voce, quella relativa alla sicurezza quindi, su cui il 37,9% delle aziende in Europa ha deciso di intervenire potenziando le proprie capacità.

Quale tra queste pratiche è stata adottata per supportare le nuove modalità operative durante la pandemia (Fonte: Ntt)
Quale tra queste pratiche è stata adottata per supportare le nuove modalità operative durante la pandemia? (Fonte: Ntt, fare clic sull’immagine per ingrandirla)

Ora serve quindi sviluppare una strategia decisa e convinta funzionale ad una forza lavoro che si prevede distribuita  ancora almeno nel medio termine. Il report evidenzia in questo senso come oltre 8 aziende su 10 in Europa riconoscano il valore dell’esperienza del dipendente come differenziatore strategico, ma poco più di tre su dieci siano soddisfatte delle proprie capacità attuali in questo senso. 

Oggi, quasi la metà delle aziende (oltre il 40% in Europa) sta già rivedendo la progettazione generale degli uffici cercando di rispondere alle nuove necessità lavorative dei dipendenti. Con due tendenze divergenti riguardo lo spazio di lavoro. Il 34,4% degli executive C-Level vorrebbe infatti ridurre gli spazi previsti necessari, ma uno su quattro prevede di aumentarli, mentre più della metà di essi è convinta che sia questo il momento di porre le base del digital workplace del futuro.

Le direttrici di azione

Tre le direttrici di azione principali: la previsioni di spazi per la videoconferenza e la videocollaborazione in modo da tenere vicini i lavoratori remoti con quelli in ufficio (vi lavora il 38,2% delle aziende in Europa, 1); la cura degli spazi dedicati alla creatività ed alla condivisione delle idee (25,4% in Europa, 2); la promozione dei modelli di Activity-Based Working che prevede la riduzione degli spazi individuali per le scrivanie, ma l’aumento degli spazi dedicati alle riunioni (3).

Marilyn Chaplin, Chief human resources officer, di Ntt
Marilyn Chaplin, Chief human resources officer, di Ntt

“Il dipendente connesso, il benessere e l’esperienza del dipendente – spiega Marilyn Chaplin, Chief human resources officer Nttdevono essere il fulcro delle strategie future di workplace. Aiutare le persone a rimanere connesse e a mantenere i propri dati al sicuro è fondamentale per prendersi cura della forza lavoro e mantenere la produttività e l’efficienza. Tuttavia, questo deve essere supportato da una strategia di trasformazione digitale a lungo termine, con l’implementazione di nuove tecnologie, policy e, naturalmente, corsi di formazione affinché i dipendenti prendano dimestichezza con le nuove piattaforme”.

Mentre Alex Bennett, vice president Intelligent Workplace di Ntt, riflette su come “le aziende che si erano mostrate già all’avanguardia nel promuovere una buona esperienza per i dipendenti – prendendo decisioni audaci, basate sui dati e guidate da aspetti di valorizzazione del capitale umano – sono ora in vantaggio nel creare una cultura adeguata al nuovo panorama. L’empowering delle persone e aiutarle a raggiungere una maggiore soddisfazione nel proprio lavoro sta già creando valore per queste aziende”.

Gli obiettivi per il Workplace futuro
Gli obiettivi strategici da inseguire (Fonte: Ntt)

La comprensione della situazione attuale deve essere per tutti il punto di partenza, e per farlo gli analytics di workplace – in grado di analizzare le applicazioni e le funzionalità utilizzate dalle persone – consentirebbero di stabilire le priorità, adattare e valutare l’impatto della formazione per influenzarne positivamente l’adozione, l’uso e la produttività, contribuendo così a una migliore esperienza del dipendente, ma solo il 41,6% delle organizzazioni, di tutto il mondo, ha accesso a questa tipologia di analitiche.

Allo stesso tempo proprio i sistemi intelligenti possono consentire di aiutare i dipendenti a migliorare le performance, ma ad un’ampia disponibilità per varietà e quantità di piattaforme e applicazioni digitali, non corrisponde un’adozione rapida di queste tecnologie, spesso non supportate da una formazione adeguata, cui corrisponderebbero una serie di benefici anche a livello individuale.

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