La rete di Open Fiber è tra le infrastrutture più articolate del Paese. Comprende 17,4 milioni di unità immobiliari raggiunte dalla fibra Ftth, 167mila chilometri di infrastruttura di rete, per oltre 11,5 miliardi di euro già investiti e 4 milioni di clienti residenziali attivi sulla rete. Un perimetro esteso seguendo tre logiche di espansione: investimenti diretti nelle aree metropolitane, concessione pubblica ventennale per oltre 6mila comuni rurali, e i quasi 3.900 comuni nell’ambito del Piano Italia 1 Giga.
Il contesto e il bisogno
Da questa articolazione discende un piano pluriennale di procedure gestite e decisioni di acquisto di notevole complessità: un flusso continuo con specifiche scadenze, la gestione delle anagrafiche dei soggetti coinvolti, gli obblighi di conformità in un quadro normativo che cambia a seconda che l’affidamento ricada in regime pubblico o privato. Per l’operatore, la funzione acquisti assume un ruolo che va oltre la tradizionale leva di riduzione dei costi. Non si tratta soltanto di comprare beni e servizi, ma di sostenere il ritmo di posa di una rete che avanzava contemporaneamente su centinaia di cantieri e in regimi giuridici differenti.
Il bisogno di Open Fiber è duplice. Da un lato governare una scala che non consente margini di approssimazione: oltre 1.700 procedure gestite ogni anno per un valore di 1,7 miliardi di euro in gare d’appalto, con una base di più di 2mila fornitori da qualificare e monitorare. Dall’altro, anticipare gli andamenti di mercato invece di subirli. È il secondo punto a cambiare le regole del gioco. A partire dal 2020 la volatilità dei mercati acquisisce un impatto diretto e misurabile sui costi operativi: i prezzi alla produzione industriale in Europa aumentano in sei anni più che nei venti precedenti, con ripercussioni su cavi in fibra ottica, opere civili e costi energetici.
In un contesto in cui incertezza e oscillazioni diventano strutturali, gli strumenti reattivi di approvvigionamento smettono di essere sufficienti nel momento in cui il rischio ha cominciato a muoversi più rapidamente delle decisioni. La questione, in altri termini, non è più soltanto contrattuale ma diviene informativa: capire in anticipo cosa sta accadendo su una categoria merceologica vale più di una trattativa condotta bene a valle.
Il metodo e la scelta
Il percorso è cominciato nel 2017 e non ha mai preso la forma del progetto unico: la piattaforma di e-procurement di Jaggaer è stata estesa per gradi, seguendo l’allargarsi del perimetro aziendale. La prima tappa ha riguardato le fondamenta, ed è quella che magari si nota meno ma è di sicuro strategica: radunare tutti i fornitori in un unico ambiente, acquisirne i documenti, accertarne i requisiti. Un lavoro di paziente ricostruzione, senza il quale nessuna analisi successiva avrebbe avuto solidità, perché un modello previsionale non vale mai più dell’anagrafica che lo alimenta.
Nella seconda tappa il sistema ha assorbito l’idea di operatività corrente: ogni gara e ogni contratto, in regime pubblico come in quello privato, seguiti lungo il tragitto che va dalla ricerca del fornitore alla firma, il source-to-contract, e collegati al gestionale. Lo scambio con l’Erp corre in entrambe le direzioni e passa da una verifica intermedia, così che i due sistemi restituiscano il medesimo quadro anziché due versioni divergenti dello stesso acquisto. È su questa base, riordinata secondo le esigenze dell’analisi del rischio, che poggia la control tower dedicata ai fornitori.
Là dove i grandi gestionali coprono gli acquisti come uno dei tanti moduli, Jaggaer lavora esclusivamente su quel processo (analisi della spesa, gestione delle categorie, sourcing, qualificazione dei fornitori, ciclo di vita dei contratti, e-procurement e fatturazione) compreso nella piattaforma Jaggaer One, che copre il ciclo source-to-pay per la spesa diretta e indiretta.
La soluzione
La caratteristica che pesa di più, nel caso di Open Fiber, è quindi la capacità di gestire gli acquisti in regime privato, pubblico e ibrido all’interno dello stesso ambiente: la tracciabilità richiesta dalle procedure pubbliche e la flessibilità necessaria in quelle private convivono con un livello di controllo che le dimensioni dell’operatore rendono indispensabile. Lo stesso principio si applica ai fornitori.
In un mercato dove capacità produttiva, solidità finanziaria e tempi di consegna possono variare rapidamente, la qualificazione non è un adempimento formale ma un monitoraggio continuo: la piattaforma lo rende sistematico, aggiornabile e comparabile tra centinaia di soggetti in parallelo.
Al processo è integrata anche la dimensione ambientale e sociale. Open Fiber ha adottato una politica formale di approvvigionamento sostenibile che incorpora i criteri Esg nell’intero ciclo di acquisto, in coerenza con un piano di emissioni nette zero al 2040 validato dalla Science Based Targets initiative. Gestire quella politica su questa scala significa, in concreto, tradurre i criteri in parametri della piattaforma.
I vantaggi
Tra i passaggi più interessanti e recenti del progetto con la piattaforma di Jaggaer l’Osservatorio dei Prezzi. E’ un sistema che non si limita a raccogliere serie storiche, ma analizza le tendenze, elabora scenari previsionali e quantifica l’impatto delle variabili di rischio sul budget prima che si traduca in costi aggiuntivi.
È il passaggio da una funzione acquisti che registra a una che anticipa. Sui cantieri, significa vedere arrivare un rincaro prima che diventi una revisione di spesa. “Quando abbiamo iniziato, la priorità era dotarci di una soluzione di approvvigionamento in grado di soddisfare le nostre esigenze e di essere scalabile – spiega Giuseppe Bavota, responsabile Procurement Governance e Vendor Management di Open Fiber. Ma la complessità dell’azienda è cresciuta di pari passo con la rete, e con essa la domanda di informazione. oggi la piattaforma è “lo strumento in cui convergono dati di mercato, segnali dei fornitori e dati di approvvigionamento per supportare il processo decisionale”.
C’è poi un risultato meno visibile ma destinato a contare: la disponibilità di dati strutturati, che oltre a sostenere la torre di controllo costituisce il prerequisito per l’adozione dell’intelligenza artificiale negli acquisti. Un percorso che il fornitore legge come una parabola di maturazione della funzione. Il caso, osserva Sara Picco, account director di Jaggaer, mostra come una piattaforma di approvvigionamento possa evolvere insieme all’azienda, “dalle basi operative fino a diventare un sistema in grado di anticipare le tendenze del mercato”. La base informativa c’è, il perimetro normativo è presidiato, e il prossimo capitolo, quello dell’intelligenza artificiale applicata alla previsione della spesa, si giocherà proprio sulla qualità dei dati accumulati in questi anni.
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