In poco più di vent’anni la società Venezia Terminal Passeggeri VTP spa ha visto il proprio business svilupparsi in modo tumultuoso.
Oggi VTP rappresenta il quinto terminal passeggeri al mondo e negli ultimi anni la crescita media dei croceristi è stata del 6,7% annuo.
Su un’area di 290mila mq dei quali 99mila mq coperti e su 2,5 km di banchine VTP ha gestito, dalla sua nascita nel 1997, circa 28,6 milioni di passeggeri dei quali 20,6 milioni croceristi.
Numeri importanti che esigono strumenti digitali adeguati e flessibili, che possano, cioè, crescere ed adattarsi ai bisogni futuri dell’amministrazione aziendale.
“Non è affatto facile data la complessità delle attività che gestisce la nostra azienda” racconta Elisabetta Sinagra, direttrice dell’area amministrazione, finanza e controllo di VTP. “I processi di acquisto e quello di fatturazione hanno delle prerogative affatto comuni. Per la parte acquisti la Società è soggetta al codice appalti (D.Lgs 50/2016) per la parte settori speciali perciò grande parte degli appalti viene assegnata con gare pubbliche, mentre per la fatturazione attiva abbiamo interlocutori sia pubblici che privati che intermediati, come ad esempio gli armatori attraverso le agenzie marittime”.
“La complessità della gestione contabile è data appunto dai diversi trattamenti IVA applicabili a volte ad un unico fornitore in ragione delle svariate tipologie di beni e servizi che acquistiamo” spiega Elisabetta Sinagra.
Per affrontare questa situazione obiettivamente complessa, VTP si è affidata all’innovazione tecnologica prodotta da Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia ed ha acquisito Arca EVOLUTION, un gestionale di ultima generazione in grado di risolvere molte complessità ma che soprattutto si presta ad essere personalizzato sulle esigenze attuali e future dell’azienda committente.
La missione di Arca EVOLUTION è infatti quella di rendere più efficaci ed efficienti tutti i processi aziendali, a partire da quelli contabili, oltre a quelli commerciali, logistici, produttivi, documentali, delle imprese adattandosi al tempo stesso alle loro esigenze in maniera flessibile, personalizzata e puntuale.
Al tempo stesso, Arca EVOLUTION restituisce alle imprese una vasta possibilità di analisi e reportistica così da avere sempre sotto controllo il fatturato, i costi, le scadenze, la soddisfazione dei clienti e tutto ciò che contribuisce ad un andamento sano e sostenibile del business.
Monica Righetto si occupa del ciclo attivo nell’ambito della direzione amministrativa di VTP:“Il passaggio al gestionale Arca EVOLUTION ha coinvolto il processo della fatturazione attiva in due modi.
Il primo riguarda l’emissione delle fatture di vendita relative al servizio di prenotazione parcheggio (park gestiti direttamente da VTP in zone scoperte antistanti i terminal crociere), circa un migliaio di documenti l’anno. Questo processo si è preferito svilupparlo direttamente in Arca EVOLUTION, con creazione documento, contabilizzazione e spedizione diretta al cliente. Il secondo processo, il più importante dal punto di vista dei volumi sia in termini numerici che economici (ca. 3.400 fatture/anno), relativo all’emissione delle fatture di vendita per servizi primari dell’azienda (traffico crocieristico, aliscafi, fluviale, yacht, fiere e convegni, contratti di servizio e altro) ha comportato un lavoro di implementazione e personalizzazione dei moduli Arca EVOLUTION.
Con l’avvento a gennaio 2019 della fatturazione elettronica, tutta la parte relativa al processo di creazione del documento in formato XML e di spedizione allo Sdi avviene direttamente da Arca EVOLUTION garantendo, grazie al sistema di ricezione esiti, un efficace risultato nei modi e nei tempi di esecuzione degli adempimenti.
I clienti di Venezia Terminal Passeggeri, sono per lo più stranieri. La rigidità di inserimento delle anagrafiche clienti in Arca EVOLUTION, pone attenzione sulla nazionalità dei clienti e sugli assoggettamenti Iva. Ciò garantisce una maggiore sicurezza e permette una efficace automazione dei dichiarativi mensili a cui l’azienda deve adempiere. In Arca EVOLUTION sono inoltre stati personalizzati dei moduli di stampa necessari a chi gestisce il ciclo attivo, per un corretto e puntuale monitoraggio dello scadenziario clienti”.
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